隨著科技的發(fā)展以及人口的逐漸增加，錯(cuò)綜復(fù)雜的訪(fǎng)問(wèn)與考察、人口的素質(zhì)問(wèn)題以及區(qū)域信息人身安全問(wèn)題都給已有的登記制度帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。如今公司規(guī)模越來(lái)越大、小區(qū)居住人口越來(lái)越多，訪(fǎng)問(wèn)人口素質(zhì)參差不齊，傳統(tǒng)的登記方式由于人力的缺失與記錄載體的落后，漏洞太大，安全系數(shù)不高，來(lái)客信息保存能力也不高，為以后的檢查與信息安全帶來(lái)了很大的不便，訪(fǎng)客機(jī)就由此而誕生。
訪(fǎng)客機(jī)，顧名思義，對(duì)于來(lái)訪(fǎng)客人的一種登記系統(tǒng)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)代替手工填寫(xiě)，信息化的處理來(lái)客登記問(wèn)題。目前訪(fǎng)客機(jī)還沒(méi)有完全普及，大部分的政府機(jī)關(guān)、學(xué)校、電力機(jī)構(gòu)、公司等對(duì)于外訪(fǎng)來(lái)客依舊采用著傳統(tǒng)的眼看、嘴問(wèn)、手寫(xiě)的方式記錄信息，這種方式勢(shì)必是要被大環(huán)境淘汰的一個(gè)新型的先進(jìn)的訪(fǎng)客登記技術(shù)究竟能給企業(yè)小區(qū)學(xué)校等地方帶來(lái)什么好處呢？
一，保證信息準(zhǔn)確性
手寫(xiě)容易出錯(cuò)，時(shí)間久遠(yuǎn)了字跡模糊不利于后期追查，人的精力有限，登記失誤帶來(lái)的嚴(yán)重?fù)p失不是一個(gè)門(mén)衛(wèi)可以擔(dān)負(fù)的起的，而訪(fǎng)客機(jī)作為一個(gè)智能化機(jī)器，可以對(duì)有效證件進(jìn)行掃描，不需要來(lái)客登記，從而避免了手寫(xiě)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，而且在進(jìn)行訪(fǎng)客信息管理的時(shí)候也會(huì)更加方便，可以直接從電腦調(diào)出資料，避免資料因?yàn)榈教幗唤佣l(fā)生混淆等不必要事故的出現(xiàn)。
二，操作簡(jiǎn)單，高效省時(shí)
在來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)過(guò)多時(shí)，人員手寫(xiě)登記會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，在如今這個(gè)快速運(yùn)轉(zhuǎn)的大環(huán)境下，一分一秒都顯得尤為重要，訪(fǎng)客機(jī)只需要來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)將證件進(jìn)行掃描，訪(fǎng)客登記時(shí)間最慢也就30來(lái)秒，不耽誤事情，提高了整個(gè)公司、學(xué)?；蛘咝^(qū)的辦事效率。
三，提高企業(yè)形象，保護(hù)企業(yè)利益
門(mén)衛(wèi)一般是一個(gè)企業(yè)面向來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)的一個(gè)門(mén)面，一般企業(yè)招聘門(mén)衛(wèi)都是一些退休的中老年人，登記本、筆以及門(mén)衛(wèi)室常常能給來(lái)客公司的第一印象。如果一臺(tái)高端先進(jìn)的訪(fǎng)客機(jī)立于其中，勢(shì)必給人一種高端大氣的形象，會(huì)讓來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)對(duì)這個(gè)公司更有信任感，一個(gè)擁有先進(jìn)管理技術(shù)的企業(yè)，客戶(hù)更愿意與其合作吧？
另一方面，自動(dòng)化的信息技術(shù)可以更好的保障企業(yè)的信息不被泄露，來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)的信息通過(guò)計(jì)算機(jī)控制，不是傳統(tǒng)的登記本容易破損丟失，而且，智能化的訪(fǎng)客機(jī)可以分辨出常來(lái)客戶(hù)，對(duì)于一些陌生客戶(hù)可以更多的限制與審查，避免各種社會(huì)閑雜進(jìn)入企業(yè)，保障了企業(yè)的利益。
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